Parce que la gestion de projets sur Teams c’est parfois aussi simple que quelques conseils et bonne pratiques bien sentis, voici 5 règles d’or pour que tout se passe à merveille (ou presque). 

La gestion de projet avec Microsoft Teams

En matière de gestion de projet, le nerf de la guerre, c’est l’accès à l’information. Pour coordonner et faire travailler ensemble plusieurs personnes, avec des sensibilités différentes, le plus simple reste encore de centraliser toutes les informations et documents dans un même outil et quel que soit le format. Pour ça Teams est un outil collaboratif particulièrement redoutable.  

MAIS (car oui il y a un “mais”), nous avons beau adorer cet outil, nous devons reconnaître que si Teams est mal employé, il peut rapidement rendre la gestion de projet assez chaotique. Une contre-performance plutôt regrettable car améliorer la gestion de projet, c’est quand même le cœur et la promesse de Teams.

Voici donc 5 bonnes pratiques qui vous permettront d’effectuer votre gestion de projet dans les règles de l’art sur Teams.

1/ Teams : Canal ou équipe ?

C’est peut-être la notion la plus difficile à appréhender sur Teams et le choix de créer un canal ou une équipe est loin de relever de la science exacte. Pour rappel, sur Teams on crée des équipes que l’on peut subdiviser en plusieurs canaux.

À quel moment faut-il créer une équipe et à quel moment faut-il créer un canal ? Cela va principalement dépendre de l’organisation de votre entreprise, mais en gros, on distingue deux cas de figure

1- Une équipe regroupant tous les collaborateurs, avec un canal par projet

Si votre entreprise fait appel systématiquement aux mêmes personnes pour mener à bien vos projets, c’est la structuration la plus pratique. Elle permet à l’équipe d’avoir une vue d’ensemble sur les différents projets en cours dans l’entreprise puisque tous les canaux sont publics et accessibles à l’équipe. Sauf si vous décidez du contraire pour des raisons de criticité ou éviter de noyer l’équipe d’information pour des sujets “mineurs” sans réelle importance.

2- Une équipe par projet, des canaux thématiques dans chaque équipe

Particulièrement adapté pour les entreprises qui ont des équipes systématiquement différentes en fonction des projets. Chaque projet devient donc l’affaire d’une équipe et les canaux sont employés pour discuter en groupes plus ou moins restreints de sujets précis. Les collaborateurs ne voient que les projets qui les concernent pour éviter de les noyer sous des notifications qui ne les concernent pas.

Il ne s’agit que d’une proposition d’organisation, libre à vous d’adopter une structuration d’équipe et de canaux Teams avec laquelle vous êtes le plus à l’aise. Comme nous l’avons dit plus, c’est loin d’être une science exacte. Faites ce qui vous semble être le plus pratique et le plus fluide pour votre gestion de projet. 

2/ Mettez-vous à l’aise, personnalisez votre espace !

Par défaut, les équipes Teams sont assez pauvres en outils et onglets. De base, vous avez les publications, les fichiers partagés et un wiki. Si cela peut suffire dans certains cas, chez Dynamips nous ajoutons systématiquement OneNote pour prendre et partager nos notes et Planner pour organiser et répartir les tâches de chacun. C’est une base incontournable que nous complétons selon les besoins du projet. Autre possibilité, vous pouvez aussi ajouter l’outil Forms pour afficher les retours clients en fin de projet. Une somme de petits “rien” qui font une grande différence dans la conduite des projets. 

3/ Unifiez les environnements grâce aux modèles de Teams

Avec les modèles de Teams, vous pouvez répliquer exactement les mêmes paramètres à chaque fois que vous créez une équipe. C’est particulièrement pratique pour créer une trame commune à vos équipes projets, notamment en termes d’outils et de canaux.

Imaginez, pour tous vos projets, vous utilisez systématiquement OneNote, Planner et avez toujours besoin des trois canaux de base : Général, Administratif, Technique. Avec les modèles vous pouvez sauvegarder cette structuration et à la prochaine création d’équipe, vous retrouverez cette même configuration. 

En plus d’être un gain de temps non négligeable, cela vous permet d’uniformiser les pratiques sur Teams et donc de gagner en efficacité dans la gestion de projets.

4/ Soyez vigilants sur les notifications

Les notifications sont probablement les éléments les plus emblématiques des micro-interruptions au travail. Elles sont aussi le contre-exemple le plus frappant des promesses de productivité faites par les outils collaboratifs. Et Teams ne fait pas exception. C’est pourquoi vous devez préserver une bonne hygiène de travail en gérant le plus possible vos notifications. 

La philosophie générale de cette démarche consiste à ne pas être embêté en permanence. Pour cela, deux réflexes à développer : 

• Mettre les projets sur lesquels on ne travaille pas (ou plus) en sourdine
• Éviter de mentionner des personnes directement si ce n’est pas urgent

Rien de bien novateur, mais sur le long terme, cela peut vous épargner quelques agacements.  

5/ Sortez de Teams !

Ne cantonnez pas votre gestion de projet à des interactions virtuelles ! Teams c’est pratique, mais cela ne reste qu’un outil. Ce qui fait la valeur dans un projet d’entreprise, ce sont les personnes qui le portent. De plus, les outils collaboratifs peuvent avoir ce désavantage d’entretenir le statu quo, d’avancer des idées sans qu’elles soient réellement validées, d’avancer des propositions sans qu’il y ait de décision ferme et définitive. N’hésitez pas à créer des temps d’échange où vous réunissez physiquement votre équipe. Parfois, le simple fait de se voir accélère les phénomènes de validation et de prise de décision.

Et puis c’est toujours sympa de prendre un peu de temps pour se voir de manière formelle et informelle.

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Voilà les 5 règles d’or pour une gestion de projets aux petits oignons sur Teams. Comme nous le rappelons souvent, Teams est un outil très pratique mais ce n’est pas non plus une solution miracle. S’il est particulièrement adapté pour la gestion de tâches et de projets collaboratifs et agiles du quotidien, cela ne vaut pas pour tous les projets. Spontanément, nous pensons aux projets BTP avec plus de 500 intervenants à gérer et coordonner ou une solution comme Microsoft Project sera bien plus indiquée. 

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