“Dis donc Jamy, ça sert à quoi SharePoint ?”
“Eh bien Fred, c’est très simple”. Bien qu’il s’agisse d’un outil iconique et incontournable de Microsoft, SharePoint reste encore un mystère pour beaucoup d’entreprises et d’utilisateurs. Jugé inutile par certains, qualifié d’usine à gaz par d’autres, SharePoint est pourtant la pierre angulaire de la dimension collaborative de Microsoft 365.
Mais qu’est-ce que c’est SharePoint ?
SharePoint, c’est un outil intégré à la suite Office 365 de Microsoft. Il est présenté comme l’espace de publication de documentation et d’information d’entreprise. Pour faire simple : c’est un portail intranet et extranet collaboratif d’entreprise. Dans SharePoint, on stock des fichiers, des photos, vidéos, articles et on définit les accès (que de l’interne ou aussi à l’externe). Mais attention, il ne faut surtout pas confondre avec un site internet ! Le contrôle des accès étant le maître mot avec SharePoint, on définit précisément qui a accès, à quoi et quand.
Bon, jusqu’ici, nous venons de décrire un serveur de fichiers classique. La particularité de SharePoint, c’est que les utilisateurs accèdent à ces ressources depuis un portail Intranet aux couleurs de leur entreprise. C’est un petit plus qui fait une grosse différence puisque cela a plusieurs implications :
- La mise en page est quand même plus sympa et moins austère qu’un serveur de fichier. Et ce n’est pas si désuet sur le long terme.
- Les documents, fichiers et informations sont accessibles depuis n’importe où.
- La navigation et la recherche de ressources peuvent être effectuées depuis une barre de recherche.
- Les fichiers peuvent être travaillés en mode collaboratif et co-édités en temps réel directement depuis SharePoint.
Qui peut utiliser SharePoint ?
SharePoint s’adresse à toutes les entreprises dont les collaborateurs ont besoin d’accéder à des ressources internes facilement. L’outil facilite également l’utilisation des smartphones ou tablettes dans l’accès aux dites ressources. Plus largement, SharePoint s’adresse aux entreprises qui souhaitent structurer leurs documents et faciliter le partage de ces derniers, que ce soit en interne, ou en externe.
Comment ça marche ?
On aime parler de « couteau suisse » lorsqu’on présente cette plateforme. Elle peut en effet répondre à de nombreuses problématiques. Et comme avec un couteau suisse, si on veut tout utiliser en même temps, on prend des risques !
La déclinaison par module permet de déployer quelques cas d’usages concrets que l’on va mettre à disposition de ses collaborateurs. Ce portail collaboratif étant très évolutif, les modules pourront être ajoutés au fur et à mesure. Mais qui dit « outils collaboratifs » dit accompagnement ! Expliquer la démarche, montrer les avantages et rassurer les collaborateurs quant à la sécurité et la confidentialité des données est tout aussi important que la mise en œuvre.
Les modules proposés par Microsoft SharePoint
Les modules de documentation permettent la mise à disposition de documents à un ou plusieurs services internes à l’entreprise. On peut également configurer des notifications par email ou effectuer des synchronisations en mode déconnecté (un bon moyen pour renforcer les liens avec ses équipes de terrain…)
Les modules de communication facilitent la transmission d’information et l’accès à celle-ci. Flux d’actualités, newsletters, « Success Stories » ou encore enquêtes de satisfaction. Mais c’est également la possibilité de mettre à disposition une médiathèque pour stocker photos et vidéos.
Les modules de gestion de demandes permettent de créer des formulaires (demandes de fourniture, d’étude, d’absence) avec la possibilité de notifier ou d’avoir un système de validation.
Les modules d’échanges externes consistent à mettre à disposition des espaces spécifiques ouverts à des collaborateurs externes.
Quelle place pour SharePoint dans mon entreprise ?
Comme souvent en informatique, les usages sont presque toujours conditionnés par les besoins. Même SharePoint si couvre un large éventail de besoins, nous avons pu observer trois grandes tendances qui se dégagent quant à l’utilisation de SharePoint en entreprise.
1/ L’intranet
Pour les grandes entreprises qui utilisent un serveur de fichiers avec une importante infrastructure dédiée, SharePoint est régulièrement utilisé comme un Intranet. Il leur permet d’organiser et délivrer du contenu et des informations de l’entreprise dans un format un peu plus convivial qu’une note interne. Une utilisation qui correspond à un besoin de véhiculer l’information puisque la production sur les fichiers se fait directement sur le serveur consacré.
Néanmoins, avec la crise du COVID et le développement du télétravail, nous avons observé une transition progressive du serveur de fichier traditionnel vers une utilisation plus poussée de SharePoint. La raison ? L’accès à distance aux documents est amplement simplifié et les collaborateurs peuvent travailler dessus en mode déconnecté, la synchronisation s’effectuant automatiquement. Nous attendons cependant d’autres retours d’expériences pour confirmer s’il s’agit d’une tendance structurelle ou d’une habitude temporaire.
2/ Le serveur de fichiers
Comme SharePoint est un outil inclus dans la suite Office 365, beaucoup de PME et TPE utilisent spontanément SharePoint comme un NAS pour stocker leurs documents et éviter d’investir dans des solutions tierces dédiées. Cela répond généralement à un besoin assez basique de stockage et d’organisation des ressources de l’entreprise mais cet usage débouche rapidement sur les aspects plus collaboratifs de la solution (notamment la co-édition de documents).
3/ L’interface pour postes de travail
“SharePoint, c’est le nouveau bureau du collaborateur”. Cette expression nous a été soufflée par l’un de nos clients qui utilise l’outil comme un point d’entrée unique dans l’environnement numérique du collaborateur. Avec la démocratisation des logiciels de type SaaS (Software as a Service) et d’applications professionnelles en ligne, SharePoint peut aussi devenir un carrefour pour accéder rapidement à ces logiciels.
En pratique, les entreprises peuvent créer des pages d’accueil avec SharePoint sur les postes de travail des collaborateurs, où ces derniers trouveront des accès directs à leurs fichiers ou documents ainsi qu’à leurs logiciels et applications en ligne. Les entreprises peuvent même créer des pages d’accueil spécifiques selon les services ou les profils utilisateurs.
Si vous voulez pousser la logique encore plus loin, avec cet usage, on peut même considérer SharePoint comme une extension du livret d’accueil. Un kit de bienvenue qui regroupe en un même endroit tous les outils numériques indispensables à chaque nouveau collaborateur.
La pierre angulaire du collaboratif chez Microsoft
Avec la récente popularisation et démocratisation des outils collaboratifs, il y a un effet de bord que nous n’avions pas vu venir. Il a pris la forme d’une interrogation, de plus en plus partagée en entreprise : “À quoi bon utiliser SharePoint quand on utilise Teams ?” Il est normal de s’interroger sur la place et la légitimité de SharePoint dans cet écosystème collaboratif. En gros, ça sert à tout, c’est complètement transparent pour les utilisateurs et c’est tout simplement la pierre angulaire de la dimension collaborative de Microsoft 365.
D’un point de vue purement technique, la coexistence de ces deux outils tient parfaitement la route pour une raison très simple. Si vous utilisez Teams, vous utilisez SharePoint. Dans les faits, le socle technique de Teams repose sur SharePoint. Autrement dit, c’est une interface plus conviviale, horizontale et dynamique pour exploiter le contenu de SharePoint, à laquelle on aurait ajouté des modules de chat et de visioconférence (pour faire simple).
En termes d’usages, la séparation des deux outils reste pertinente dans le quotidien d’une entreprise. D’un côté vous avez Teams, un logiciel pour la gestion de projets, la planification et les comptes-rendus ou chaque collaborateur est acteur du contenu et de sa production quotidienne. De l’autre, SharePoint un centre de documentation dédiées aux communications plus “descendantes” où tous les collaborateurs peuvent trouver des contenus et documents finalisés. C’est une manière parmi d’autres de faire cohabiter les deux solutions mais ce n’est évidemment pas la seule.
Et il ne s’agit que de la partie visible de l’iceberg. Nous ne sommes pas rentrés dans le détail des cas d’usages ou des bénéfices de l’outil parce que nous pourrions presque y consacrer une série complète d’articles. Par exemple, nous n’en avons pas parlé mais avec SharePoint, fini les WeTransfer et autres DropBox, fini le “Shadow IT” ou le “Shadow Data” et le versionning infini de vos documents.
SharePoint vaut vraiment le coup qu’on se penche sérieusement dessus.
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Nous espérons que cet article vous aura aidé à y voir plus clair. Pour plus de précisions, on sera ravis d’en discuter avec vous !
Pss ! Pour les curieux, vous pouvez également retrouver notre webinar sur Sharepoint, ainsi que la flash interview de notre expert Julien 😉