1 expert, 1 point de vue et 3 questions sur la gestion documentaire avec SharePoint.
Retrouvez notre série de Flash Interviews tous les mois.
Le concept ? 1 expert qui donne son avis sur un thème à travers 3 questions, ni plus, ni moins !
Ce mois-ci, on a sollicité Julien, un de nos experts SharePoint, pour causer gestion documentaire et serveur de fichiers. Un sujet pas toujours prioritaire mais qui constitue bien souvent une épine dans le pied des gestionnaires IT.
Pourquoi c’est has-been le serveur de fichiers à papa ?
« Alors on ne va pas se mentir, un serveur de fichiers c’est polluant, je ne parle même pas en termes énergétique ou cycle de vie, mais ça fait du bruit, ça dissipe de la chaleur, et même si on a récupéré des mètres carrés de surface avec le télétravail, on ne va pas mettre ça sur un open space par exemple.
En plus de ça, il faut prévoir un contrat de maintenance, il faut faire les mises à jour, faire évoluer l’infra pour les montées de version du système d’exploitation, donc aujourd’hui on n’a plus envie de s’embêter avec ça. »
En quoi SharePoint facilite la gestion documentaire ?
« SharePoint c’est accessible depuis n’importe quelle connexion internet, depuis n’importe quelle plateforme : pc, smartphone ou tablette. Si je ferme un fichier le soir sur mon pc et que j’ai oublié de faire une modification dessus, je peux très bien le reprendre sur mon smartphone aussitôt pour le mettre à jour.
Tout ça est enregistré automatiquement avec un versionning, je vais donc pouvoir revenir sur des versions précédentes. On peut faire de la coédition aussi sur SharePoint et travailler jusqu’à 99 collaborateurs sur le même fichier. Et puis je peux travailler aussi bien connecté au cloud que hors connexion dans le train ou dans l’avion par exemple.
Tout l’environnement est sécurisé grâce au mot de passe fort mais aussi grâce à l’authentification multifacteurs et je vais même pouvoir utiliser la biométrie pour me passer des mots de passe.
Les données sont stockées potentiellement en France et dans ce cas-là on va respecter le RGPD.
Enfin SharePoint, ça sert aussi à faire de la communication descendante sur des évènements, des actualités de l’entreprise … et c’est ce qu’on appelle l’intranet. »
Un Intranet, c’est forcément gris et moche ?
« Alors c’est vrai que le mot « intranet » ça ne fait pas rêver en général, mais depuis 2018, SharePoint a été modernisé et on peut même maintenant créer des sites avec une ergonomie type site web.
Il y a d’ailleurs des templates qui peuvent être téléchargés sur le site lookbook.microsoft.com/ Et là des outils comme ça, ils permettent de le faire. »
Merci Julien !
Pour aller + loin, retrouvez nos contenus sur Microsoft SharePoint :
Notre prochain webinar SharePoint : https://www.dynamips.com/webinar-sharepoint/
Dis donc Jamy, tu sais à quoi ça sert toi, SharePoint ? https://www.dynamips.com/dis-donc-jamy-tu-sais-a-quoi-ca-sert-toi-sharepoint/
Témoignage client Minoterie Planchot https://www.youtube.com/watch?v=oMFw6AhIBxY&t=2s