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Microsoft Teams en Entreprise

L’accompagnement au changement, vraiment nécessaire ?

Rapide présentation

Microsoft Teams est l’outil collaboratif phare de Microsoft présent dans les différentes déclinaisons d’Office/Microsoft 365.

Il s’agit d’une plateforme collaborative avec 2 principaux cas d’usages :

Un outil qui arrive « clé en main »

Microsoft Teams a pour vocation de remplacer son outil de messagerie instantanée historique, Skype for Business, qui sera retiré au 21 juillet 2021 selon l’éditeur. Afin de promouvoir le nouvel arrivant et de pousser un maximum d’entreprise à l’adopter, il est intégré automatiquement dans les services en ligne, dans les Pack Office puis dans les versions de l’OS Windows 10.

Au-delà de la facilité d’accès à l’outil, celui-ci se veut de premier abord assez accessible. En effet, aucun paramétrage administrateur n’est nécessaire, les collaborateurs peuvent créer eux-mêmes leurs espaces de travail et commencer à y stocker des informations.

Ça tombe bien, Microsoft Teams est fait pour ça ! A la fois intuitif et facile d’accès pour certains (lorsque l’on a une certaine appétence aux outils numériques). A la fois complexe, déroutant, et même « bordélique » pour d’autres… Il a en tout cas pour vocation d’être géré par les collaborateurs.

Un changement radical en termes d’usages et d’interactions

La partie messagerie instantanée est assez rapide à appréhender pour les collaborateurs. Une simple formation suffit pour expliquer la différence avec le mail ou le téléphone et les intérêts qu’il peut y avoir.

Mais pour la partie espaces de travail partagés, c’est autre chose ! On observe en effet un véritable changement de paradigme vis-à-vis des outils informatiques historiques.

Si on résume grossièrement, le Service Informatique nous a toujours proposé :

Avec Microsoft Teams, les collaborateurs deviennent des acteurs, responsables de leurs espaces de travail et de l’organisation de leurs outils. Ils n’ont plus besoin d’attendre l’aval du Service Informatique. Et ça tombe bien, ça correspond plutôt bien aux générations « Z », qui veulent aller vite, qui sont autonomes sur les outils numériques et qui privilégient les moteurs de recherches. Autre changement radical, la communication. Les nouvelles générations sont adeptes des « groupes de discussions » illimités (Messenger, WhatsApp, Telegram, etc.) en totale rupture avec l’email plébiscité en entreprise. Microsoft suit la tendance, et il fait bien !

Cela pose tout de même deux questions. Qu’en est-il des autres collaborateurs ? Ceux avec moins d’appétence sur cette façon d’échanger, qui ont des habitudes de travail, qui ont besoin d’être formés… Et, est-ce viable sur le long terme ? Dans le contexte entreprise, la gouvernance prend tout son sens.

L’accompagnement au changement, clé de voûte du projet collaboratif

Si l’on souhaite mettre en œuvre Microsoft Teams au sein d’une organisation d’Entreprise, l’accompagnement est clairement la condition de réussite de l’adoption et de la productivité.

Structure de la démarche, communication interne, écoute des besoins, élection d’ambassadeurs, formation des collaborateurs, veille technologique, la DSI n’a plus pour rôle unique de déployer des outils informatiques mais d’écouter et d’échanger avec ses collaborateurs. C’est un travail sur le long terme car les outils évoluent, les usages évoluent et la DSI se doit d’être à la page.

Si les collaborateurs doivent d’être accompagnés, c’est également le cas des DSI, notamment sur la gouvernance des équipes Teams. Restrictions de créations, règles de nommage, sécurisation des accès, prévention contre les fuites de données et reporting sur les usages sont autant d’outils dans la mallette du RSI/DSI afin de contrôler les données d’entreprise et d’assurer la viabilité des outils sur le long terme.

Jérémy GOUPIL
Consultant Solutions Cloud dynaMIPS

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