Découvrez comment SharePoint peut aider votre entreprise à optimiser sa gestion documentaire grâce à ces 5 bonnes pratiques. 

La gestion documentaire est un aspect crucial de toute entreprise, qu’elle soit petite ou grande. Elle implique la collecte, la création, la classification, l’organisation, la distribution et la conservation de documents. Dans un monde de plus en plus numérisé, la gestion documentaire est devenue de plus en plus complexe, ce qui a incité les entreprises à se tourner vers des solutions de gestion documentaire électronique. 

SharePoint est l’un des outils les plus utilisés pour la gestion documentaire en entreprise. C’est une plateforme collaborative qui permet de stocker, d’organiser et de partager des fichiers et des informations en toute sécurité.  

Bonne pratique 1 : Utiliser une structure de dossiers claire et cohérente 

Lorsque vous utilisez SharePoint pour la gestion documentaire, il est important d’avoir une structure de dossiers claire et cohérente. Cela permettra à vos employés de trouver rapidement et facilement les fichiers qu’ils recherchent. 

Pour créer une structure de dossiers efficace, commencez par identifier les principaux types de documents que votre entreprise utilise. Par exemple, vous pouvez avoir des dossiers pour les factures, les contrats, les rapports, etc. Ensuite, divisez chaque type de document en sous-catégories pour faciliter la recherche. Par exemple, vous pouvez avoir un dossier pour les factures clients et un autre pour les factures fournisseurs. 

Enfin, assurez-vous que votre structure de dossiers est cohérente sur l’ensemble de la plateforme SharePoint. Cela signifie que chaque dossier doit avoir le même nom et la même organisation, afin que tous les employés puissent facilement trouver les fichiers dont ils ont besoin. 

Bonne pratique 2 : Utiliser des métadonnées pour faciliter la recherche 

En plus d’une structure de dossiers claire, l’utilisation de métadonnées peut grandement faciliter la recherche de fichiers sur SharePoint. Les métadonnées sont des informations qui décrivent les fichiers, telles que le nom du client, la date de création ou la catégorie de document. 

En utilisant des métadonnées, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires à chaque fichier, ce qui facilite la recherche. Par exemple, si vous ajoutez une métadonnée pour le nom du client, vous pouvez facilement trouver tous les fichiers liés à ce client en effectuant une recherche par nom. 

Bonne pratique 3 : Définir des autorisations d’accès appropriées 

Lorsque vous utilisez SharePoint pour votre gestion documentaire, il est important de définir des autorisations d’accès appropriées pour chaque utilisateur. Cela permet de garantir que seules les personnes autorisées ont accès aux fichiers. 

Pour définir des autorisations d’accès appropriées, vous pouvez créer des groupes d’utilisateurs avec des niveaux d’accès différents. Par exemple, vous pouvez créer un groupe d’utilisateurs qui a accès en lecture seule aux fichiers, un autre qui a accès en lecture-écriture et un dernier qui a des accès administrateur.  

Bonne pratique 4 : Utiliser des workflows pour automatiser les processus 

SharePoint offre des fonctionnalités de workflow qui permettent d’automatiser les processus de gestion documentaire. Les workflows permettent de définir des règles pour le traitement des fichiers, telles que l’approbation des documents ou le déplacement des fichiers vers des dossiers spécifiques. 

En utilisant des workflows, vous pouvez rationaliser les processus de gestion documentaire et réduire les erreurs humaines. Par exemple, vous pouvez définir un workflow pour l’approbation des documents, de sorte que chaque nouveau document soit automatiquement soumis à un processus d’approbation avant d’être publié. 

Bonne pratique 5 : Former les employés à l’utilisation de SharePoint 

Enfin, la formation des employés est essentielle pour garantir une utilisation efficace de SharePoint pour la gestion documentaire. Il est important de former les employés à la fois sur la plateforme SharePoint et sur les bonnes pratiques de gestion documentaire. 

En formant les employés à l’utilisation de SharePoint, vous pouvez garantir que tous les employés sont en mesure d’utiliser la plateforme de manière efficace et efficiente. Vous pouvez également encourager les employés à utiliser les fonctionnalités avancées de SharePoint pour améliorer leur productivité et leur efficacité. 

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La gestion documentaire avec SharePoint est un moyen efficace de stocker, organiser et partager des fichiers et des informations en toute sécurité. En suivant ces 5 bonnes pratiques pour la gestion documentaire avec SharePoint, vous pouvez garantir une utilisation efficace de la plateforme et améliorer la productivité et l’efficacité de votre entreprise.