SharePoint est-elle une solution de gestion documentaire conforme à la norme Iso 9001 ? 

Dans le monde professionnel, la gestion documentaire est essentielle pour garantir la conformité à la réglementation, l’efficacité opérationnelle et la productivité des entreprises. Lorsqu’il s’agit de trouver une solution de gestion documentaire, SharePoint est souvent présenté comme l’une des options les plus populaires. Mais est-ce que SharePoint est une solution de gestion documentaire conforme à la norme Iso 9001 ?  

Qu’est-ce que SharePoint ? 

SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de contenu développée par Microsoft. Il permet aux utilisateurs de stocker, organiser et partager des informations et des documents en toute sécurité. SharePoint offre une gamme de fonctionnalités, notamment des workflows personnalisables, des listes de tâches, des bibliothèques de documents, des calendriers partagés et des forums de discussion. 

Les avantages de l’utilisation de SharePoint pour la gestion documentaire 

La gestion documentaire est un processus crucial pour la plupart des entreprises, en particulier pour celles qui cherchent à se conformer à la norme Iso 9001. Voici quelques avantages de l’utilisation de SharePoint pour la gestion documentaire : 

1. Organisation et stockage centralisés

SharePoint permet aux utilisateurs de stocker et de gérer tous leurs documents en un seul endroit. Cela signifie que les documents sont faciles à trouver et à accéder, ce qui peut améliorer l’efficacité opérationnelle et la productivité des employés. 

2. Flux de travail personnalisables

SharePoint offre des fonctionnalités de flux de travail personnalisables, qui peuvent être utilisées pour automatiser des tâches répétitives. Cela peut aider à réduire les erreurs et à accélérer les processus, ce qui peut contribuer à une amélioration de la qualité des produits et services. 

3. Collaboration en temps réel

SharePoint permet aux utilisateurs de travailler en collaboration sur des documents en temps réel. Cela signifie que plusieurs personnes peuvent travailler sur un document en même temps, ce qui peut améliorer la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe. 

4. Sécurité renforcée

SharePoint offre des fonctionnalités de sécurité avancées, qui peuvent aider à protéger les données et les informations sensibles de l’entreprise. Les utilisateurs peuvent définir des autorisations d’accès spécifiques pour chaque document, ce qui peut garantir que seules les personnes autorisées peuvent y accéder. 

5. Accessibilité à distance

SharePoint est accessible à distance, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent accéder à leurs documents et à leurs informations depuis n’importe où. Cela peut être particulièrement utile pour les entreprises qui ont des employés qui travaillent à distance ou qui voyagent souvent. 

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SharePoint est-il conforme à la norme Iso 9001 ? 

La norme Iso 9001 est une norme de gestion de la qualité qui est utilisée par de nombreuses entreprises pour améliorer leur efficacité et leur satisfaction client. Pour être conforme à la norme Iso 9001, les entreprises doivent suivre un certain nombre de processus et de procédures, notamment en matière de gestion documentaire. 

SharePoint est souvent présenté comme une solution de gestion documentaire conforme à la norme Iso 9001. Cependant, pour être conforme à la norme, les entreprises doivent s’assurer que leurs processus de gestion documentaire respectent un certain nombre de critères, notamment : 

• Identification et traçabilité des documents 
• Contrôle des documents 
• Approbation des documents 
• Maîtrise des enregistrements 
• Conservation des documents 

SharePoint offre des fonctionnalités qui peuvent aider les entreprises à respecter ces critères. Par exemple, SharePoint permet aux utilisateurs de suivre les modifications apportées à un document et de conserver des copies de chaque version. De plus, les utilisateurs peuvent définir des autorisations d’accès pour chaque document, ce qui peut garantir que seules les personnes autorisées peuvent y accéder. 

J’installe SharePoint dans mon entreprise 

Si vous envisagez d’utiliser SharePoint pour votre gestion documentaire, il est important de bien comprendre les exigences de la norme Iso 9001 et de vous assurer que vos processus respectent ces exigences. Vous pouvez également envisager de travailler avec des experts qualifiés Dynamips pour vous assurer que vous êtes en conformité avec la norme. 

En fin de compte, le choix de la solution de gestion documentaire dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise. SharePoint peut être une solution efficace pour certaines entreprises, mais il est important de faire des recherches et de comprendre les avantages et les limites de la solution avant de l’adopter. 

Dynamips est certifié Microsoft Solutions Partner