Retrouvez 8 étapes incontournables pour réussir la migration de votre système d’informations vers Microsoft 365.
En tant que structure publique, une migration vers de nouveaux outils peut vite devenir compliquée si elle est mal gérée. Que ce soit pour vos utilisateurs ou vos usagers, un seul problème dans le processus de migration et c’est toute la chaîne de production qui s’arrête et donc le service aux citoyens. Aujourd’hui, on vous donne tous nos conseils pour garantir une migration fluide et sécurisée vers la suite d’outils Microsoft 365.
Étape 1 : Analyse préliminaire et planification
L’analyse préliminaire de vos besoins et enjeux est une étape cruciale pour identifier les besoins spécifiques de votre organisation et planifier les ressources nécessaires au changement. Cette étape implique une évaluation de votre système d’information existant, la compréhension de vos exigences en termes de données, et la définition d’un calendrier réaliste pour organiser votre migration.
Détermination des besoins
Chaque structure publique a des exigences qui lui sont propre. Que ce soit l’analyse du volume de vos données, la typologie de ces dernières, le type de contenu à sauvegarder, etc. Chaque élément de votre système d’information doit faire l’objet d’une prise en compte pour déterminer avec précision vos besoins en matière de collaboration et de communication. Il faudra aussi prendre en compte la mobilité des collaborateurs pour sécuriser une éventuelle connexion à distance.
Planification des ressources
La planification des ressources est essentielle pour garantir la disponibilité des outils et des personnels nécessaires, surtout dans le secteur public. Au cours de cette étape, il s’agit de déterminer les ressources qui seront indispensables pour mener à bien votre migration. Cela inclut la répartition du budget, la sélection des fournisseurs de services, ou encore la planification de la bande passante réseau.
Étape 2 : Préparation de votre système d’information
Un système d’information robuste et sécurisée est la clé d’une migration réussie. Dans une structure publique, les enjeux liés au SI sont d’autant plus importants au vu des réglementations et prérogatives de la gestion de données personnelles.
Adaptation des outils
La capacité du réseau doit être évaluée et adaptée pour supporter l’augmentation du trafic de données. Cela peut inclure l’augmentation de la bande passante et l’amélioration de la fiabilité du réseau.
Sécurité informatique
Le secteur public traite chaque jour des données personnelles ou des données sensibles qu’il faut protéger. Des mesures telles que le chiffrement des données, les firewalls avancés, et les protocoles d’authentification doivent être mis en place.
Étape 3 : Migration des données
L’étape de la migration des données est un aspect critique du processus. Elle doit être effectuée de manière sécurisée et efficace, avec une attention particulière à la gestion des risques. Plus la migration des données sera anticipée, moins il y aura de risque de perte pour les structures publiques.
Stratégies de migration
Choisir la bonne stratégie de migration est essentiel. Il peut s’agir d’une migration en une seule fois ou par étapes, en fonction de la taille et de la complexité du système d’information. La stratégie peut également varier selon la nature des données à transférer, ainsi que le volume de ces dernières.
Gestion des risques
La gestion des risques implique l’identification et la minimisation des risques potentiels, tels que la perte de données ou les interruptions de service. L’enjeu ici est de se faire accompagner par un partenaire expérimenté, qui pourra vous accompagner et anticiper chacun des risques qui peut avoir un impact sur votre infrastructure.
Étape 4 : Intégration et configuration de M365
Après la migration, l’intégration et la configuration appropriées des outils Microsoft 365 sont essentielles pour tirer pleinement parti de ses fonctionnalités. Cette configuration peut prendre plusieurs formes, selon le cahier des charges d’origine, et être plus ou moins aboutie, selon vos besoins.
Personnalisation des services
Les outils Microsoft 365 offrent chacun une variété de personnalisations possibles. Par exemple, il est possible de configurer des équipes de messagerie Teams, selon les différents services de votre structure publique. Côté OneDrive, nous pouvons migrer vos dossiers et sous-dossiers à l’identique, sans perte de données.
Configuration des outils collaboratifs
Si vous faites le choix de mettre en place de nouveaux outils collaboratifs pour votre structure, vous pouvez, eux aussi, les configurer selon vos envies. Pour SharePoint, nous pouvons réaliser un portail intranet totalement personnalisé, à votre image.
Étape 5 : Test et validation
Avant le déploiement complet, l’étape des tests et une phase de validation est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement de vos nouveaux outils Microsoft 365 au sein de votre organisation. Cette étape vous permet de vérifier que la réalisation est bien en accord avec votre cahier des charges.
Tests de fonctionnalité
Les tests de fonctionnalité permettent de s’assurer que tous les aspects de Microsoft 365 fonctionnent comme prévu et répondent à vos exigences. Si ce n’est pas le cas, alors votre projet de migration vers Microsoft 365 fera l’objet d’une révision.
Feedback des utilisateurs
Il est important de recueillir les retours des utilisateurs pour identifier les problèmes potentiels et les besoins en ajustements. En effet, ce sont eux qui se serviront des solutions implantées au quotidien. Il est donc indispensable de recueillir leurs impressions, qu’elles soient bonnes ou mauvaises.
Étape 6 : Déploiement et suivi
Une fois la phase de test réalisée et validée, le déploiement de Microsoft 365 doit être géré avec soin, en suivant les progrès et en effectuant les ajustements nécessaires. Ainsi, vous avez la garantie que la transition se fera en douceur pour vos équipes.
Mise en œuvre progressive ou soudaine
Un déploiement progressif peut aider à minimiser les perturbations et à assurer une transition plus fluide pour les utilisateurs. Cependant, il nécessite de nombreuses étapes pour arriver à la migration complète. Votre organisation peut préférer une mise en œuvre plus soudaine, qui ne demandera qu’une seule perturbation.
Suivi et ajustements
Après le déploiement des outils de la suite Microsoft 365, un suivi continu est nécessaire pour résoudre les éventuels problèmes et optimiser l’utilisation faite. Ainsi, si vous avez besoin d’un changement opérationnel non prévu dans le cahier des charges originel, vous avez tout de même la possibilité d’ajouter ou de modifier cet élément.
Votre SI est-il bien protégé ?
Étape 7 – Gestion du changement organisationnel
Le succès de la migration vers vos nouveaux outils dépend également de la capacité de votre structure publique à gérer le changement. Pour certains, la transition vers de nouveaux modes de travail collaboratif ne va poser aucun problème. Pour d’autres, les enjeux seront plus présents et nécessiteront plus de temps.
Stratégies d’adoption
Développez des stratégies d’adoption pour encourager vos collaborateurs à l’utilisation des outils Microsoft 365. Cela peut aussi vous permettre de minimiser la résistance au changement, ce qui est crucial pour la réussite du projet.
Communication interne
Une communication interne efficace est essentielle pour informer et rassurer les employés tout au long du processus de migration. Il s’agit ici de communiquer de la manière la plus transparente et fréquente possible pour permettre à vos collaborateurs de poser des questions ou de remonter d’éventuelles difficultés.
Étape 8 : Formation et sensibilisation du personnel
Ce n’est un secret pour personne : la réussite de la migration dépend largement de la capacité du personnel à utiliser les nouveaux outils mis à disposition. Il faut à la fois comprendre comment utiliser efficacement les outils de la suite Microsoft 365, tout en évitant les pièges liés à la sécurité des données.
Programmes de formation
Une transition vers de nouveaux outils doit nécessairement être couplée avec un transfert de connaissances vers les utilisateurs finaux. Par exemple, chez Dynamips, nos Pack Starter liés aux outils collaboratifs de Microsoft 365 prévoient tous une étape d’acculturation à Teams, SharePoint, Viva Engage ou Outlook.
Sensibilisation à la sécurité
Comme nous avons pu le voir, la sécurité des données est une des premières préoccupations des structures publiques. Et l’utilisation de nouveaux outils peut mettre à mal la sécurité de ces informations. Il est donc indispensable de sensibiliser ses collaborateurs aux bonnes pratiques de la cybersécurité, comme la détection de phishing, par exemple.