…Ou comment apprendre à distinguer les pingouins

Le choix d’une plateforme collaborative est un sujet souvent épineux pour les entreprises. Déjà parce qu’il répond à un besoin opérationnel stratégique et aussi, avouons-le, parce que ce n’est pas toujours facile d’identifier quelle plateforme répondra le mieux aux besoins et enjeux de l’entreprise. Avec une demande en constante augmentation et un marché en plein essor, l’offre de solutions collaboratives n’a jamais été aussi riche… ni aussi déroutante. Alors si vous trouvez que tous les outils collaboratifs se ressemblent ou que vous n’avez aucune idée du type de plateforme dont vous avez besoin, cet article est fait pour vous !  

“Qu’est-ce qui ressemble le plus à un pingouin qu’un autre pingouin ?”

Vous êtes-vous déjà amusé à essayer de différencier des pingouins quand vous les voyez à la télévision ou lors d’un passage dans un Océarium ? Nous, oui (on s’amuse comme on peut). Pour avoir tenté l’expérience, c’est presque Mission Impossible. À les regarder attentivement, même en se concentrant, ils se ressemblent tous. Pourtant, les dresseurs ou les éthologues sont capables de les identifier d’un simple regard. Pour eux, chaque pingouin est différent, chacun a un nom, son caractère et ses spécificités.

Les plateformes collaboratives, c’est un peu comme les pingouins (mais en moins mignon, nous l’admettons). Vu de loin, il y a en a beaucoup et c’est assez difficile de les différencier. Elles semblent toutes répondre au même besoin et faire sensiblement la même chose. Mais à l’instar des éthologues ou des dresseurs, nous arrivons à toutes les distinguer comme s’il s’agissait de nos propres enfants et reconnaître leur moindre petite subtilité. 

Alors si vous vous sentez perdu, pas de panique, aujourd’hui nous allons vous aider à distinguer les pingouins. 

Ce n’est pas une question d’outils, mais de besoins

Une tendance que nous observons régulièrement chez nos clients, c’est d’aborder les outils de travail collaboratifs par le prisme des fonctionnalités. Et nous comprenons la démarche : quitte à ne pas savoir où donner de la tête, autant choisir une plateforme collaborative qui propose beaucoup d’options. Mais les plateformes aux multiples options sont nombreuses et leurs différences semblent, au premier abord, dérisoires. Résultat, vous voilà face à une légion de pingouins et l’hésitation continue jusqu’à créer de l’inertie. Mais les besoins de l’entreprise, eux, sont toujours là.  

Alors comment sortir de ce cercle vicieux ? Tout simplement en repartant des besoins de l’entreprise pour trouver la ou les plateformes les plus adaptées. L’avantage avec les outils collaboratifs, c’est que les besoins sont assez facilement identifiables et ne sont pas si nombreux que ça. 

C’est précisément pour vous aider à y voir plus clair que nous allons balayer les besoins les plus courants, comme les plus exotiques, en les associant aux plateformes collaboratives adaptées. 

Quelles plateformes pour quels usages ?

Avant de rentrer dans le vif du sujet, petite précision pour anticiper de potentiels “gneu gneu gneu, vous parlez que de Microsoft dans les plateformes collaboratives”. C’est vrai et ce, pour plusieurs raisons : 

• Comme nous sommes partenaire de Microsoft, nous connaissons ces outils en profondeur et nous ne parlons que de ce que nous connaissons,
• Nous utilisons les produits Microsoft nous-même tous les jours en interne. Et pour nous, le retour d’expérience fait clairement la différence pour conseiller sur les usages,
• Les outils Microsoft sont interconnectés, ce qui est quand même rudement pratique quand on évoque un sujet comme le travail collaboratif.

Ceci étant dit, c’est parti !

Faciliter l’accès à une information finalisée et/ou de référence

Historiquement, les besoins liés au collaboratif ont émergé avec une prise de conscience : une entreprise ne se limite plus seulement à ses murs. Avec la démocratisation de la mobilité et, plus récemment du télétravail, de nouveaux enjeux ont fait irruption au sein des entreprises : l’accès à l’information et aux documents depuis des terminaux différents. 

Un besoin qui a fait émerger de nouvelles problématiques notamment la fâcheuse tendance à dupliquer des fichiers. Qui n’a jamais copié localement un fichier pour y accéder hors connexion, le modifier et finalement le recopier sur le serveur de fichiers sans supprimer l’ancienne version ? 

Quelle plateforme ?

L’accessibilité à de l’information de référence et structurée (même en mobilité) est rendue possible grâces aux plateformes de nouvelles générations qui sont :

• Administrées pour les équipes informatiques
• Mises à disposition des collaborateurs

Chez Microsoft, c’est SharePoint qui fait ça. Et ça ne stocke évidemment pas que du fichier !

Conduite de projets

Le collaboratif c’est n’est pas juste de l’accès à l’information, c’est aussi coordonner une ou des équipes dans la conduite de projets ou d’événements internes. C’est d’ailleurs la dimension la plus évidente quand on parle de travail collaboratif : faire en sorte que toutes les parties prenantes travaillent bien ensemble et ne perdent pas d’informations. 

Mais derrière ce concept assez simple en apparence, c’est une myriade de facteurs à prendre en compte puisqu’il faut gérer les interactions dans la ou les équipes, être capable d’organiser les tâches de chacun et synchroniser les fichiers édités ou partagés. Là où la démarche se complexifie encore plus c’est que, pour des questions d’usages et d’appropriation de la démarche collaborative, toutes ces actions doivent être effectuées depuis un même environnement ou une même interface.  

Quelle plateforme ?

Pour la conduite de projet, les plateformes dédiées à la communication collaborative, comme Microsoft Teams, sont les plus adaptées. En plus d’offrir nativement différents canaux d’interactions (notamment l’écrit ou la visio) et de permettre de travailler en petits groupes sur des espaces restreints, Teams est une plateforme personnalisable sur laquelle vous pouvez connecter tous les outils collaboratifs dont vous avez besoin pour vos projets. Notamment : 

• OneNote pour les prises de notes
• Planner pour la gestion des tâches
• Whiteboard pour l’animation de réunion   

En soi, Teams est un bel outil de communication entre les équipes. Mais la plateforme dévoile son plein potentiel quand on lui associe d’autres outils pour permettre aux équipes de collaborer sur un projet depuis un seul et unique environnement. 

Échanges externes

Il s’agit rarement d’un besoin ou d’un cas d’usage isolé pour les entreprises avec lesquelles nous travaillons. La gestion de la communication ou des échanges avec l’externe (comprenez : clients, prospects, prestataires et partenaires) s’accompagne généralement d’une réflexion plus large autour du travail collaboratif, mais n’en reste pas moins un usage particulièrement sensible pour les entreprises pour deux raisons : 

1/ Les différents confinements et la généralisation du télétravail ont poussé les entreprises à trouver des moyens d’entretenir les échanges à valeur ajoutée avec leurs clients et prospects (au-delà de l’email et de l’appel téléphonique)

2/ L’utilisation d’outils non approuvés par les DSI pour communiquer avec des clients ou leur envoyer des fichiers (le fameux “Shadow IT”)

Quelle plateforme ?

Ici plusieurs alternatives sont possibles. Pour ce qui est d’entretenir les échanges avec vos clients ou impliquer vos prestataires et partenaires, Teams est particulièrement utile à bien des égards :

• Vous pouvez organiser des webinaires très facilement avec vos clients ou prospects et créer des interactions que vous n’auriez pas l’occasion de créer dans un autre contexte. Une dimension encore plus prononcée quand vous couplez le webinaire avec des outils comme Microsoft Forms
• Vous pouvez inviter des personnes extérieures à l’entreprise dans des espaces Teams pour travailler de concert avec des partenaires et prestataires sur un même projet. 

Pour ce qui est du Shadow IT, l’exemple le plus fréquent que nous rencontrons en entreprise est l’utilisation de Dropbox ou WeTransfer pour l’envoi de fichiers. Dans un précédent article nous écrivions : 

“Le problème n’est pas tant dans l’usage que dans la confiance que vous pouvez accorder à ces tiers extérieur. Par exemple, si un collaborateur dépose un trombinoscope sur Dropbox, ces derniers peuvent utiliser les photos comme bon leur semble. Et nous supposons que vous n’avez pas vraiment envie de devenir la nouvelle égérie de Dropbox pas vrai ?” 

Or, SharePoint offre des options similaires d’envoi de fichiers ou documents volumineux à vos clients, sans compromettre votre système d’information, ni autoriser tacitement le service à exploiter les fichiers que vous partagez.

Créer et entretenir le lien en interne

En plus du développement du télétravail qui s’est accéléré l’année passée, nous avons constaté une autre prise de conscience dans certaines entreprises. Ces dernières considèrent que le monde est trop vaste pour penser que les collaborateurs les plus talentueux doivent impérativement se trouver dans la ville où l’entreprise est implantée. De fait, elles ont intégré des processus de recrutement à plus grande échelle et adopté une généralisation du télétravail pour ces collaborateurs distants.

Mais le revers de la médaille était parfois rude pour les télétravailleurs, notamment en termes d’intégration à l’équipe et l’immersion dans une dynamique de groupe. Si certains groupes de discussions peuvent faire illusion, ce n’est pas toujours pleinement suffisant pour s’intégrer et apprendre à connaître l’équipe, même à distance.

Quelle plateforme ?

Pour adresser ces nouvelles problématiques, c’est vers les outils plus “anciens” du collaboratif qu’il faut se pencher. Trop rapidement mis aux oubliettes et tombés en désuétudes aux profits d’outils collaboratifs plus “cools” ou plus populaires, les réseaux sociaux d’entreprises adressent spécifiquement l’enjeu de créer du lien en interne pour les équipes. C’est notamment le cas avec Yammer. 

Même des espaces d’échanges et de discussions sont parfois créés en “sous-marin” sur des plateformes comme Teams, ce n’est pas la vocation première de l’outil et ces espaces restent souvent confidentiels pour ne pas être révélés à la hiérarchie. Certaines entreprises sont très à cheval sur la séparation entre les outils de travail et les outils de détente. En revanche, Yammer est une plateforme collaborative dédiée et propice aux échanges informels tels qu’on les aurait à la machine à café ou en terrasse d’un restaurant pendant le déjeuner. C’est sa fonction première, ce qui permet d’encourager des prises de paroles plus impertinentes. 

En Bref : index des plateformes et outils de travail collaboratif

Si cette grille de lecture et approche des outils de travail collaboratifs par les cas d’usage ne vous correspondent pas, nous ne vous oublions pas ! Voici un rapide index qui vous présente chaque plateforme et outils évoqués dans l’article en deux phrases (ou trois). 

• SharePoint : C’est la mémoire de l’entreprise, un moteur de recherche interne ou toutes les actualités, les informations techniques, commerciales ou encore les documents liés aux ressources humaines sont répertoriées. Techniquement il s’agit de stockage et de la co-édition de documents, mais bien présenté.  
• Teams : Avec le confinement, Teams a profité d’une belle exposition et il s’agit sûrement de l’outil le plus compris de la galaxie collaborative de Microsoft. C’est une plateforme collaborative de discussion et d’échanges utilisée dans un contexte de gestion de projet pour permettre à des petites groupes d’avancer sur des sujets communs. Mais on peut aussi voir Teams comme un socle de base sur lequel on peut brancher une multitude d’autres outils et créer une plateforme collaborative adaptée aux besoins de l’entreprise.
• Yammer : C’est le réseau social d’entreprise de Microsoft dédié à la création d’une communauté de collaborateurs et impliquer les collaborateurs distants. Une sorte de “comptoir de l’entreprise” favorable aux prises de parole informelles.  
• Suite Office : C’est un peu le héros oublié du collaboratif chez Microsoft (la preuve nous ne l’avons même pas évoqué plus haut dans l’article). La véritable intelligence technique du collaboratif chez Microsoft réside dans la suite Office, Teams et SharePoint ne sont qu’une manière d’accéder ou de mettre à disposition et d’éditer les fichiers et documents créés avec la Suite Office.
• OneNote : Un outil de prise de note dans lequel on peut facilement intégrer des images, des dessins ou du son. rarement utilisé seul, il révèle son plein potentiel associé à Teams.
• Forms : Pour créer des sondages rapides et ajouter une dimension interactive à des réunions ou des webinaires en visioconférence. 
• Planner : Il ne s’agit pas non plus d’un outil collaboratif en tant que tel puisqu’il s’agit d’un tableau de bord de planification et d’attribution de tâches à effectuer. Néanmoins, il remplit un rôle essentiel en matière de gestion de projet et joue ce rôle de coordination des équipes lorsqu’il est intégré à Teams.
• Whiteboard : Il s’agit d’un tableau blanc interactif utilisable sur les appareils tactiles. Souvent utilisé comme outil d’animation de réunion, il permet de créer des tableaux, de les sauvegarder et d’y accéder n’importe où pour rendre une réunion là où elle s’était terminée. Très fréquemment couplé à Teams.

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Bien évidemment, les outils que nous avons cités ont beaucoup plus à offrir que les descriptions que nous avons faites. Nous espérons néanmoins que vous y voyez un peu plus clair et que la prochaine fois que vous choisirez une plateforme collaborative, vous n’ayez pas l’impression d’essayer de trouver la différence entre les pingouins !